Como criar um e-mail profissional em 6 passos fáceis

Um e-mail personalizado é uma ferramenta essencial para profissionais e empresas que deseja aumentar sua credibilidade, fortalecer sua marca e melhorar o diálogo com clientes e consumidores.

Neste guia, vamos mostrar como criar um e-mail profissional usando o painel de controle da Hostinger, desde a escolha do plano ideal até a implementação de soluções de segurança essenciais.

Ao final de tudo, você terá um e-mail profissional com um domínio personalizado. Isso fará toda a diferença na hora de administrar as comunicações da sua empresa de forma eficiente, transmitindo uma imagem mais confiável e organizada para seus clientes.

Como criar um e-mail profissional

Vamos explicar cada etapa para garantir que a configuração do seu e-mail profissional seja feita de maneira prática e sem complicações.

1. Escolha um plano de hospedagem de e-mail na Hostinger

Ao escolher um plano de hospedagem de e-mail pela primeira vez, preste atenção nas seguintes características para ter certeza que você vai ter todos os recursos que precisa:

• Capacidade de armazenamento de e-mail: Um limite de armazenamento maior permite que você guarde mais e-mails sem se preocupar em ficar sem espaço.
• Recursos de segurança: Proteger a comunicação do seu negócio contra ameaças de phishing, spam e acessos não autorizados é essencial. Verifique se o plano de e-mail que você escolheu oferece recursos de segurança completos com autenticação de dois fatores, filtros de spam e criptografia de e-mails.
• Número de aliases de e-mail: Os aliases de e-mail permitem que você crie vários endereços a partir de uma única conta principal, ajudando a organizar melhor as comunicações do seu negócio.
• Suporte ao cliente: Um suporte de confiança garante que qualquer problema seja solucionado de forma rápida, o que evita interrupções prolongadas e reduz o tempo de inatividade.
• Fácil de configurar e usar: Uma interface fácil de usar e uma configuração sem complicações vão poupar seu tempo e deixar tudo mais simples para quem é iniciante.
• Integração com outras ferramentas: Integrar seu e-mail com outras ferramentas como calendários, gerenciadores de tarefas e sistemas de CRM pode otimizar as operações e melhorar a produtividade. 

A Hostinger oferece dois planos principais para e-mails profissionais:

Business Starter

Esse plano é ideal para pequenos negócios e startups. Ele oferece recursos essenciais como 10 GB de armazenamento, medidas de segurança e uma interface fácil de usar, tudo por R$3,99/mês.

Business Premium

Esse plano é perfeito para negócios em crescimento. Ele oferece recursos adicionais, como mais espaço de armazenamento, a possibilidade de criar um número maior de regras de encaminhamento e ferramentas avançadas para gerenciar sua caixa de e-mail, tudo por R$7,99/mês.

Para comprar seu plano de e-mail profissional com a Hostinger, basta seguir estes passos:

1. Escolha o plano que melhor atende às suas necessidades.
2. Selecione o número de caixas de e-mail necessárias para o seu negócio. 
3. Selecione um período de assinatura que se adeque ao que você está buscando. Lembre-se de que, ao escolher um plano mais longo, você garante os melhores descontos.
4. Crie uma conta e efetue o pagamento do seu plano.
5. Siga as instruções que aparecem na tela.

2. Registre um domínio

Ter um domínio personalizado é essencial para seu e-mail profissional, pois ajuda a garantir o profissionalismo e a consistência da sua marca.

Em vez de usar endereços de e-mail genéricos, como suaempresa@gmail.com, um domínio exclusivo permite que você crie endereços de e-mail personalizados, como contato@suaempresa.com. 

Ao escolher um domínio, considere nossas dicas para garantir seu potencial máximo:

• Relevância: Escolha um nome de domínio relevante para o seu negócio ou para os serviços que você oferece. Isso ajuda a deixar claro, de imediato, o que sua empresa oferece.
• Simplicidade: Mantenha o nome do domínio simples e fácil de soletrar. Evite usar palavras complexas ou grafias incomuns que possam confundir os clientes.
• Facilidade de memorização: Os clientes têm mais chance de lembrar de um nome de domínio fácil do que de um complicado. Foque em algo cativante e único que se destaque da concorrência.
• Evite números e hifens: Eles podem ser confusos e difíceis de lembrar. Use letras e palavras que são fáceis de digitar e falar.

Quer encontrar o domínio perfeito para seu e-mail profissional? Use nossa ferramenta de pesquisa de domínios:

Depois de comprar seu plano de e-mail profissional, a plataforma irá redirecionar você para o processo de configuração, onde poderá escolher e registrar um domínio, caso ainda não tenha um.

Se você já tem um domínio, conecte-o à sua conta de e-mail profissional. Ou, se preferir, siga as instruções na tela para comprar um novo domínio.

3. Crie uma conta de e-mail profissional

Agora que você já tem um domínio, é hora de configurar sua conta de e-mail.

Nesta etapa, você vai definir a primeira parte do seu endereço de e-mail, conhecida como parte local. É a seção antes do símbolo “@”, que identifica sua caixa de e-mail dentro do domínio.

Há várias formas de criar partes locais para os e-mails da sua empresa. Aqui estão as opções mais famosas e as vantagens de cada uma delas.

Endereços de e-mail individuais

São endereços de e-mail específicos para uma pessoa na sua empresa.

Por exemplo, você pode criar endereços de e-mail como ana.paula@suaempresa.com.br. Isso permite o contato direto com os funcionários, de forma individual.

Endereços de e-mail setorizados

Eles costumam ser usados para uma função específica da empresa, como vendas ou suporte ao cliente. Por exemplo: vendas@suaempresa.com.br ou suporte@suaempresa.com.br.

Isso permite que as mensagens sejam enviadas à equipe correta, melhorando a comunicação.

Endereços de e-mail para contato

Um endereço mais geral como informacoes@suaempresa.com.br ou contato@suaempresa.com.br ajuda pessoas que precisam de direcionamento a saber com quem falar na sua empresa.

Depois de considerar todos esses fatores, vamos ver as boas práticas para criar um e-mail profissional eficaz:

• Simples e fácil de lembrar: Escolha uma parte local que seja fácil de digitar e lembrar. Isso ajuda as pessoas a enviarem mensagens para o destinatário certo.
• Use letras minúsculas e números: Evite usar letras maiúsculas ou caracteres especiais, pois podem ser menos legíveis e causar erros de digitação.
• Seja constante: Se você optar por usar e-mail individuais, mantenha um padrão para toda a sua equipe. Por exemplo, você pode usar nome.sobrenome@suaempresa.com.br para todos os funcionários.
• Considere usar alias: Nos planos da Hostinger, você pode criar aliases, que permitem que você tenha endereços de e-mail adicionais que encaminhem mensagens para uma caixa de correio selecionada como principal. Por exemplo, você pode criar um alias como consultadevendas@suaempresa.com.br que encaminha para vendas@suaempresa.com.br.

4. Conecte seu e-mail profissional a aplicativos e dispositivos

Agora que seu e-mail profissional está funcionando, é hora de conectá-lo aos dispositivos e aplicativos que você vai usar.

Também conhecidos como clientes de e-mail, esses aplicativos facilitam o acesso ao seu e-mail profissional em dispositivos como celulares, tablets e laptops. Isso permite que você responda mensagens e cuide das suas tarefas mesmo quando não estiver na sua mesa.

Muitos aplicativos de clientes de e-mail também oferecem recursos de segurança adicionais, como filtros de spam e proteção contra phishing, adicionando uma camada extra de defesa à comunicação da sua empresa.

Para conectar seu e-mail profissional a vários clientes de e-mail, vá em hPanel → E-mails → Conectar Apps e Dispositivos. Se você usa dispositivos Apple, pode fazer a instalação com um clique e configurar automaticamente.

A melhor escolha de cliente de e-mail será aquela que atende às suas necessidades e preferências. Depois de decidir, considere os recursos que você deseja, a compatibilidade com o sistema e o seu orçamento.

Os clientes de e-mail mais conhecidos são:

• Thunderbird: Uma opção grátis e repleta de recursos, ideal para usuários que buscam personalização e alto desempenho.
• Microsoft Outlook: Um cliente de e-mail voltado para negócios, que oferece um conjunto completo de ferramentas para gerenciar sua caixa de entrada.
• Apple Mail: Pré-instalado em dispositivos da Apple, essa é uma escolha conveniente para usuários do macOS que desejam uma experiência de e-mail simplificada.

5. Implemente medidas de segurança de e-mails

Ter um e-mail profissional facilita a comunicação e colaboração, mas também pode transformar você em alvo de ataques maliciosos.

E-mails profissionais normalmente contêm informações sensíveis, como dados de clientes ou informações financeiras. Ataques de phishing e malware podem fazer com que os usuários revelem essas informações, trazendo prejuízos significativos ao seu negócio.

Da mesma forma, uma conta de e-mail hackeada pode ser usada para enviar spam ou se passar pela sua empresa, prejudicando a reputação da sua marca e a confiança que o cliente tem nela.

A Hostinger oferece vários recursos para ajudar a proteger o seu e-mail profissional, incluindo autenticação de dois fatores (2FA) para a sua conta hPanel e criptografia a nível de servidor.

A 2FA adiciona uma camada extra de segurança ao exigir um segundo código de verificação quando você fizer login, tornando mais difícil o acesso não autorizado. Com a criptografia, seus dados de e-mail ficam seguros e protegidos de visitantes indesejados.

E tem mais – você ainda pode aumentar a segurança do seu e-mail com essas práticas recomendadas:

• Senhas fortes: Use senhas complexas, com letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Evite usar a mesma senha para várias contas.
• Atualizações regulares: Mantenha seu cliente de e-mail e software do sistema operacional sempre atualizados com as últimas correções de segurança.
• Oriente sua equipe: Ofereça treinamentos contínuos à sua equipe sobre segurança de e-mail, mostrando como identificar tentativas de phishing e evitar abrir anexos suspeitos.

6. Gerencie e organize seu e-mail profissional

Um sistema de e-mail bem organizado e otimizado é muito importante para manter um fluxo de trabalho produtivo. Aqui estão algumas dicas para gerenciar seu e-mail profissional de forma eficiente:

Gerencie o armazenamento

Monitore o uso do espaço de armazenamento do seu e-mail e delete e-mails ou anexos desnecessários para evitar ultrapassar o limite.

No hPanel, você pode visualizar o uso do armazenamento para cada conta de e-mail, o que torna simples gerenciar e liberar espaço quando necessário.

Organize com pastas

Crie pastas para categorizar seus e-mails e facilitar a busca e o gerenciamento. Utilize subpastas para ter ainda mais organização dentro de cada categoria.

Isso pode ser feito diretamente no seu cliente de e-mail ou através do Webmail da Hostinger.

Automatize tarefas

A maioria dos clientes de e-mail permite a configuração de regras automáticas para tarefas como filtrar spam ou mover e-mails específicos para pastas determinadas. Isso pode poupar seu tempo e otimizar seu fluxo de trabalho.

No hPanel, você pode configurar filtros de e-mail e regras de encaminhamento para automatizar essas tarefas, garantindo que sua caixa de entrada permaneça organizada e as mensagens importantes sejam priorizadas.

Utilize recursos avançados

Com recursos como o sistema DKIM e proteção avançada no hPanel, você pode melhorar a segurança e a taxa de entrega dos seus e-mails. Essas configurações ajudam a protegê-los de serem marcados como spam e garantem que eles cheguem à caixa de entrada dos seus destinatários com sucesso.

Conclusão

Ter um e-mail profissional é essencial para ganhar a confiança dos seus clientes e construir uma boa reputação. Vamos dar uma olhada nas principais etapas para criar suas contas de e-mail profissionais usando a Hostinger como exemplo:

1. Escolher o plano de hospedagem de e-mail ideal
2. Registrar um domínio personalizado
3. Criar os endereços de e-mail
4. Conectar esses e-mails a vários aplicativos e dispositivos
5. Implementar medidas de segurança e boas práticas
6. Entender como gerenciar seus e-mails de forma eficiente 

Isso vai ajudar a garantir que a comunicação do seu negócio seja profissional, segura e bem organizada, melhorando a reputação da sua marca e a eficiência operacional.

Um e-mail profissional pode ser uma ferramenta poderosa no seu arsenal de trabalho. Configurá-lo é um passo decisivo para transformar a comunicação com seus clientes em uma experiência fluida e eficiente.

Perguntas frequentes (FAQ) sobre como criar um e-mail profissional

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