Cara membuat email bisnis dalam 6 langkah mudah

Alamat email bisnis yang profesional berperan penting dalam membangun kredibilitas, menjaga konsistensi brand, dan meningkatkan komunikasi dengan klien maupun pelanggan.

Dengan email bisnis, Anda bisa menggunakan nama domain kustom dalam alamat email. Alamat standar dari penyedia umum, misalnya ‘nama@gmail.com‘, akan terlihat kurang profesional dibandingkan dengan alamat email berformat ‘nama@bisnisanda.com.’

Oleh karena itu, mari simak panduan ini untuk mulai membuat email bisnis agar komunikasi Anda lebih profesional, sekaligus membantu Anda mengelola komunikasi bisnis dengan lebih efisien.

Apa itu email bisnis?

Email bisnis adalah alamat email yang dibuat berdasarkan nama domain bisnis, perusahaan, atau instansi tertentu. Umumnya, alamat email ini digunakan untuk komunikasi internal, integrasi aplikasi bisnis dan tool kolaborasi, serta branding perusahaan.

Dengan email ini, penerima akan langsung melihat nama brand atau bisnis Anda dalam setiap pesan yang dikirim. Tentu saja ini bisa menjadi peluang promosi bagi brand Anda, meningkatkan kepercayaan pelanggan, sekaligus memberikan kesan profesional.

Kalau alamat email Anda tidak mencantumkan nama bisnis, pesan email yang Anda kirimkan bisa saja ditandai sebagai spam. Akibatnya, upaya email marketing Anda pun bisa berakhir tidak efektif.

Untungnya, ada beberapa cara membuat email bisnis yang tersedia gratis, atau hanya dengan biaya yang cukup murah. Anda juga bisa mengikuti langkah-langkahnya dengan mudah, karena tidak memerlukan pengetahuan teknis khusus.

Cara membuat email bisnis

Kami akan menjelaskan langkah-langkah pembuatan email bisnis secara lebih mendetail di bawah ini agar Anda bisa mengikuti setiap prosesnya tanpa masalah.

1. Pilih paket email hosting

Saat menentukan paket email hosting, ada beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan. Pilihlah paket yang menyediakan fitur-fitur berikut untuk memaksimalkan penggunaan email bisnis Anda:

• Kapasitas penyimpanan email. Ruang penyimpanan yang memadai memungkinkan Anda menyimpan banyak email tanpa khawatir cepat penuh.
• Fitur keamanan. Penting untuk melindungi komunikasi Anda dari ancaman seperti spam, phishing, dan akses tidak sah. Pastikan paket email yang Anda pilih dilengkapi dengan fitur penting seperti autentikasi dua faktor, filter spam, dan enkripsi email.
• Jumlah alias email. Fitur alias email memungkinkan Anda membuat beberapa alamat email dalam satu mailbox utama, memudahkan pengelolaan berbagai kebutuhan komunikasi bisnis.
• Dukungan pelanggan. Layanan dukungan yang responsif akan sangat membantu ketika Anda mengalami kendala teknis sehingga aktivitas bisnis Anda tidak terganggu terlalu lama.
• Kemudahan penggunaan dan penyiapan. Tampilan yang intuitif dan proses setup yang sederhana akan menghemat waktu, terutama bagi Anda yang baru pertama kali menggunakan email bisnis.
• Integrasi dengan tool lain. Kemampuan integrasi dengan tool bisnis seperti kalender, task manager, atau sistem CRM membantu meringkas alur kerja dan meningkatkan produktivitas tim Anda.

Hostinger menyediakan dua paket utama yang bisa Anda pilih untuk kebutuhan email bisnis:

Business Starter

Cocok untuk bisnis kecil dan startup. Anda akan mendapatkan fitur-fitur seperti penyimpanan 10 GB, sistem keamanan standar, serta tampilan yang mudah digunakan, dengan harga mulai dari Rp6.900/bulan.

Business Premium

Dirancang untuk bisnis berkembang, fitur tambahannya mencakup kapasitas penyimpanan yang lebih besar, aturan forwarding tingkat lanjut, tool manajemen mailbox yang lebih lengkap, serta domain gratis, dengan harga Rp18.900/bulan.

Untuk membeli paket email bisnis di Hostinger, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih paket email yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
2. Tentukan jumlah mailbox yang dibutuhkan.
3. Pilih periode langganan yang diinginkan. Durasi yang lebih panjang biasanya menawarkan harga yang lebih hemat.
4. Buat akun Hostinger dan selesaikan pembayaran.
5. Ikuti panduan orientasi yang muncul di layar.

2. Daftarkan nama domain

Nama domain kustom adalah elemen penting dalam email bisnis, yang membantu meningkatkan profesionalisme sekaligus memperkuat identitas brand Anda.

Daripada menggunakan alamat email umum seperti email.anda@gmail.com, domain kustom memungkinkan Anda memiliki alamat email yang lebih profesional, misalnya info@bisnisanda.com.

Saat memilih nama domain, ikuti tips dari kami berikut ini untuk memastikan efektivitas domain yang Anda gunakan:

• Relevan. Pilih nama domain yang mencerminkan bisnis atau layanan yang Anda tawarkan agar mudah dikenali.
• Sederhana. Gunakan nama domain yang singkat dan mudah dieja. Hindari kata yang terlalu rumit atau ejaan yang tidak umum.
• Mudah diingat. Nama domain yang unik dan mudah diingat akan lebih melekat di benak pelanggan dibandingkan nama yang panjang dan kompleks.
• Hindari angka dan tanda hubung. Penggunaan angka dan tanda hubung sering kali membingungkan dan rawan salah ketik. Sebaiknya gunakan huruf dan kata yang mudah diketik.

Anda bisa langsung menggunakan tool cek domain kami di bawah ini untuk membantu menemukan nama domain yang masih tersedia dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda:

Setelah membeli paket email bisnis, Anda akan diarahkan ke langkah-langkah onboarding kami. Dalam proses ini, Anda bisa memilih dan mendaftarkan nama domain yang diinginkan.

Kalau sudah memiliki nama domain, Anda bisa langsung menghubungkannya ke akun email bisnis Anda. Namun, kalau belum, ikuti petunjuk di layar untuk membeli dan mendaftarkan domain baru.

3. Buat akun email bisnis

Setelah memiliki nama domain, langkah selanjutnya adalah membuat dan mengatur akun email bisnis Anda.

Pada tahap ini, Anda perlu menentukan bagian awal alamat email, yang disebut bagian lokal. Bagian ini terletak sebelum simbol “@” dan berfungsi sebagai identitas kotak email Anda di dalam domain yang digunakan.

Ada beberapa cara untuk menentukan bagian lokal pada alamat email bisnis. Berikut beberapa opsi yang umum dipakai beserta kegunaannya masing-masing.

Alamat email individu

Jenis alamat email ini dibuat khusus untuk setiap orang di perusahaan.

Contohnya, Anda bisa menggunakan alamat seperti indah.saputri@bisnisanda.com. Dengan format ini, setiap karyawan bisa dihubungi secara langsung sesuai namanya.

Alamat email fungsional

Alamat email fungsional biasanya digunakan untuk kebutuhan atau divisi tertentu dalam bisnis, seperti penjualan atau layanan pelanggan. Contohnya adalah sales@bisnisanda.com atau dukungan@bisnisanda.com.

Alamat seperti ini membantu mengarahkan pertanyaan ke tim yang tepat sehingga komunikasi menjadi lebih rapi dan efisien.

Alamat email pertanyaan umum

Alamat email umum seperti info@bisnisanda.com atau kontak@bisnisanda.com cocok digunakan untuk keperluan umum, terutama bagi calon pelanggan yang belum tahu harus menghubungi siapa di perusahaan Anda.

Jenis alamat ini memudahkan orang mendapatkan informasi awal tanpa perlu memilih kontak tertentu.

Dengan mempertimbangkan berbagai opsi di atas, berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan saat membuat alamat email bisnis agar tetap profesional dan mudah digunakan:

• Buat alamat yang singkat dan mudah diingat. Gunakan bagian lokal yang sederhana, mudah diketik, dan mudah diingat agar orang tidak kesulitan menghubungi alamat yang tepat.
• Gunakan huruf kecil dan angka. Hindari penggunaan huruf kapital atau karakter khusus karena bisa membingungkan dan meningkatkan risiko salah ketik.
• Jaga konsistensi. Kalau Anda memilih format alamat email individu, terapkan pola yang sama di seluruh tim. Misalnya, gunakan namadepan.namabelakang@bisnisanda.com untuk semua karyawan.
• Pertimbangkan penggunaan alias email. Paket email Hostinger mendukung fitur alias, yaitu alamat email tambahan yang akan diteruskan ke satu mailbox utama. Contohnya, Anda bisa membuat alias salesinquiry@bisnisanda.com yang otomatis masuk ke alamat sales@bisnisanda.com.

4. Hubungkan email bisnis ke perangkat Anda

Setelah akun email bisnis Anda aktif dan siap digunakan, langkah berikutnya adalah menghubungkannya ke perangkat dan aplikasi yang biasa Anda gunakan sehari-hari.

Aplikasi ini umumnya disebut mail client, dan berfungsi untuk membantu Anda mengakses email bisnis melalui HP, tablet, atau laptop. Dengan begitu, Anda tetap bisa membalas email dan mengelola pekerjaan meskipun sedang tidak berada di depan komputer.

Sebagian besar mail client juga dilengkapi dengan fitur keamanan tambahan, seperti filter spam dan perlindungan phishing, yang memberikan perlindungan ekstra untuk komunikasi bisnis Anda.

Apabila menggunakan Hostinger, Anda bisa menghubungkan alamat email bisnis ke berbagai mail client melalui menu hPanel → Email → Hubungkan Aplikasi & Perangkat. Kalau menggunakan perangkat Apple, tersedia opsi praktis untuk mempermudah proses konfigurasi secara otomatis.

Untuk memilih mail client, pertimbangkan kebutuhan dan preferensi Anda. Pastikan mail client tersebut memiliki fitur-fitur yang Anda butuhkan, kompatibel dengan sistem operasi Anda, serta sesuai dengan anggaran Anda.

Beberapa mail client yang banyak digunakan antara lain:

• Thunderbird. Mail client gratis dengan fitur lengkap, cocok bagi pengguna yang menyukai fleksibilitas dan opsi kustomisasi.
• Microsoft Outlook. Mail client populer untuk bisnis, menyediakan berbagai tool untuk mengelola kotak masuk dan jadwal kerja.
• Apple Mail. Aplikasi bawaan perangkat Apple yang praktis bagi pengguna macOS yang menginginkan pengalaman email yang sederhana dan efisien.

5. Terapkan langkah-langkah keamanan email

Menggunakan alamat email bisnis profesional memang memudahkan komunikasi dan kolaborasi. Namun, di sisi lain, hal ini juga bisa membuat Anda menjadi target berbagai ancaman keamanan.

Email bisnis sering kali menyimpan informasi sensitif, seperti data pelanggan atau informasi keuangan. Serangan phishing dan malware kerap digunakan untuk mengelabui pengguna agar membagikan informasi tersebut, yang pada akhirnya bisa menimbulkan kerugian besar bagi bisnis.

Selain itu, akun email yang berhasil diretas berisiko disalahgunakan untuk mengirim spam atau menyamar sebagai perusahaan Anda. Situasi seperti ini bisa merusak reputasi brand, sekaligus menurunkan kepercayaan pelanggan.

Untuk membantu melindungi email bisnis Anda, Hostinger menyediakan berbagai fitur keamanan, termasuk autentikasi dua faktor (2FA) untuk akun hPanel serta enkripsi di tingkat server.

2FA menambahkan lapisan keamanan dengan meminta kode verifikasi saat login, membantu menghalau akses yang tidak sah. Sementara itu, enkripsi menjaga data email tetap aman dan terlindung dari upaya penyadapan.

Selain itu, sebaiknya Anda juga menerapkan langkah-langkah berikut untuk menjaga email bisnis Anda tetap aman:

• Gunakan kata sandi yang kuat. Buat kata sandi yang rumit dengan kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol. Sebaiknya hindari penggunaan kata sandi yang sama untuk lebih dari satu akun.
• Lakukan update secara rutin. Pastikan mail client dan sistem operasi yang Anda gunakan selalu diperbarui dengan patch keamanan terbaru.
• Edukasi tim Anda. Berikan pelatihan berkala mengenai keamanan email, termasuk cara mengenali upaya phishing dan kebiasaan aman saat menerima lampiran atau tautan yang mencurigakan.

6. Kelola dan optimalkan email bisnis Anda

Sistem email yang tertata dengan baik membantu menjaga alur kerja Anda tetap lancar dan produktif. Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk mengelola email bisnis secara lebih efisien:

Kelola penyimpanan secara efisien

Pantau penggunaan penyimpanan email secara berkala, lalu hapus email atau lampiran yang sudah tidak dibutuhkan agar kapasitas tidak cepat penuh.

Di hPanel, Anda bisa melihat penggunaan ruang penyimpanan untuk setiap akun email. Fitur ini memudahkan Anda mengatur dan mengosongkan ruang penyimpanan saat diperlukan.

Atur email menggunakan folder

Buat folder untuk mengelompokkan email berdasarkan kategori tertentu agar lebih mudah ditemukan dan dikelola. Anda juga bisa menambahkan subfolder untuk pengaturan yang lebih rapi di dalam satu kategori.

Pengelompokan ini bisa dilakukan langsung melalui mail client yang Anda gunakan atau melalui Hostinger Webmail.

Otomatiskan tugas-tugas terkait email

Sebagian besar mail client memungkinkan Anda membuat aturan otomatis, misalnya untuk memfilter spam atau memindahkan email tertentu ke folder khusus. Pengaturan ini bisa membantu menghemat waktu dan menyederhanakan alur kerja sehari-hari.

Di hPanel, Anda juga bisa mengatur filter email serta aturan penerusan untuk mengotomatiskan proses tersebut. Dengan begitu, kotak masuk tetap rapi dan email yang penting bisa langsung diprioritaskan.

Manfaatkan fitur-fitur canggih

Gunakan fitur tingkat lanjut seperti pengaturan DKIM kustom dan perlindungan tambahan yang tersedia di hPanel untuk meningkatkan keamanan sekaligus tingkat pengiriman email.

Pengaturan ini membantu mencegah email Anda ditandai sebagai spam dan memastikan pesan yang dikirim benar-benar sampai ke kotak masuk penerima.

Kesimpulan

Membuat alamat email bisnis yang profesional merupakan langkah penting untuk membangun kepercayaan dan kredibilitas pelanggan.

Dengan menggunakan Hostinger sebagai contoh, berikut langkah-langkah membuat email bisnis:

1. Memilih paket email hosting sesuai kebutuhan bisnis
2. Mendaftarkan nama domain kustom
3. Membuat alamat email bisnis
4. Menghubungkan email ke berbagai aplikasi dan perangkat
5. Menerapkan langkah-langkah keamanan serta praktik terbaik yang relevan
6. Memahami cara mengelola email secara efisien 

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, komunikasi bisnis Anda akan terlihat lebih profesional, aman, dan tertata. Hal ini tidak hanya membantu menjaga kepercayaan pelanggan, tapi juga mendukung efisiensi operasional dan citra brand secara keseluruhan.

Pada akhirnya, email bisnis bisa menjadi salah satu tool penting dalam perlengkapan profesional Anda, yang memungkinkan komunikasi dengan klien berjalan lebih lancar, rapi, dan efisien.

Tanya jawab (FAQ) cara membuat email bisnis

Semua konten tutorial di website ini telah melalui peninjauan menyeluruh sesuai standar dan komitmen editorial Hostinger.