Top 27 outils collaboratifs en ligne pour travailler à distance en équipe

Le télétravail permet aux entreprises de réduire les coûts opérationnels et d’embaucher les personnes les plus talentueuses, quel que soit le lieu. Cependant, l’absence d’interactions en face à face peut entraîner des problèmes de productivité et de communication.

Heureusement, il existe de nombreux outils pour aider les équipes à distance à gérer plus efficacement leur flux de travail et à améliorer le travail d’équipe.

Cet article vous présente 26 outils collaboratifs en ligne pour différents budgets, tailles d’équipe et besoins professionnels. Nous regrouperons ces plateformes en quatre catégories : la communication d’équipe, la gestion de projets, la collaboration d’entreprise et le travail collaboratif sur des documents.

Nous vous guiderons également sur la manière de choisir le bon logiciel pour votre projet et répondrons à certaines questions fréquemment posées sur les outils collaboratifs en ligne.

Les 6 meilleurs outils pour la communication d’équipe

Cette première section passe en revue les six meilleurs logiciels de collaboration en ligne pour la communication, la constitution d’équipes et les réunions virtuelles.

1. Slack

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : appels audio et vidéo intégrés, intégrations avec d’autres applis
• Convient le mieux aux : équipes et entreprises de toutes tailles

Slack est l’une des applications de messagerie instantanée les plus populaires.

Outre les messages privés, la plateforme vous permet de créer des canaux pour des projets, des équipes et des départements spécifiques. Chaque membre de l’équipe peut également partager des documents, lancer un fil de discussion et épingler des messages importants sur le canal.

De plus, cette application de messagerie d’équipe permet aux utilisateurs de passer des appels audio et vidéo. Un moteur de recherche intégré existe également pour vous aider à trouver des messages, des fichiers, des canaux et des personnes spécifiques.

Une autre caractéristique notable est le répertoire d’applications. Il propose des intégrations avec plus de 2 400 outils, dont  Zapier, Dropbox, et Google Calendar.

Slack propose un plan gratuit avec des fonctionnalités limitées pour les petites entreprises. Pour les équipes plus importantes, les plans premium sont disponibles à partir de 6,75 €/mois par utilisateur actif.

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2. Zoom

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : salle d’attente, compatibilité multiplateforme
• Convient le mieux à : toutes les tailles d’entreprise

Zoom est l’un des principaux outils de vidéoconférence pour les réunions virtuelles, les webinaires et le chat en direct. Sa compatibilité multiplateforme permet aux utilisateurs d’accueillir et de rejoindre des appels depuis leur ordinateur ou leurs appareils mobiles.

La fonction Salle d’attente permet à l’hôte de contrôler quand les participants pourront rejoindre la session et quels participants peuvent directement la rejoindre.

Parmi les autres fonctionnalités notables, nous pouvons citer le partage d’écran, un service de messagerie en cours d’appel, la planification du calendrier, les intégrations avec des applications tierces et le cryptage de bout en bout.

Le plan gratuit limite les appels à 100 participants et à une plage horaire de 40 minutes. Pour augmenter la durée des appels et la liste des participants, vous pouvez passer à un plan premium à partir de 139,90 €/an.

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3. Microsoft Teams

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : travail collaboratif en temps réel sur les documents, appels vidéo de 60 minutes
• Convient le mieux aux : petites et moyennes entreprises

Microsoft Teams est un outil de travail collaboratif qui prend en charge la messagerie instantanée en direct, les appels vidéo et l’édition de documents.

Le plan gratuit fournit des appels vidéo de 60 minutes avec un maximum de 100 participants. Il offre également des calendriers de réunion, la personnalisation de l’arrière-plan et le partage d’écran.

Pour optimiser davantage la collaboration en équipe, Microsoft Teams fournit 5 Go d’espace de stockage pour le partage de fichiers et la coédition en temps réel.

Les plans premium commencent à partir de 3,40 € HT/mois par utilisateur, ils offrent plus de fonctionnalités, plus d’espace de stockage et permettent un plus grand nombre de participants aux réunions.

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4. TypeTalk

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : intégration avec d’autres outils de productivité, chat de groupe basé sur des sujets
• Convient le mieux aux : petites et moyennes équipes

TypeTalk est une plateforme de chat en équipe qui s’intègre à d’autres applications de productivité, telles que Cacoo pour la création de diagrammes de flux de travail et Backlog pour la gestion de projets.

Grâce à la fonction Topics vous pouvez organiser les conversations en groupes spécifiques, basés sur le projet, l’équipe ou la priorité. Un moteur de recherche in-app est également disponible, vous aidant à retrouver rapidement des informations.

En outre, les développeurs Web peuvent utiliser son API ouverte et son Webhook pour créer des outils personnalisés et gérer les données de leur équipe.

La version gratuite est un excellent point de départ pour les petites équipes. Elle offre 1 Go de stockage de fichiers, des intégrations avec cinq applis et une compatibilité multiplateforme.

Pour les équipes en pleine croissance qui ont besoin de plus de ressources, les plans premium commencent à partir de 6 €/mois pour trois utilisateurs et offrent 50 Go d’espace de stockage.

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5. Flock

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : canaux de messagerie publique, messages illimité
• Convient le mieux aux : petites et moyennes équipes

Flock est un outil collaboratif d’équipe qui fournit un nombre illimité de messages individuels et de groupe.

La plateforme offre jusqu’à 10 canaux de messagerie publique, que vous pouvez utiliser pour des discussions générales, des annonces de l’entreprise et des agendas d’équipe spécifiques.

Outre la messagerie instantanée, Flock dispose d’une fonction de visioconférence intégrée. Cependant, celle-ci est limitée aux appels en face-à-face dans la version gratuite.

Si votre équipe compte plus de 20 membres ou si vous avez besoin de plus de fonctions de collaboration, achetez le plan premium. Flock Pro est disponible à partir de 4,50 €/mois par utilisateur et est livré avec une période d’essai de 30 jours.

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6. Troop Messenger

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : conversations qui s’autodétruisent, diffusion de messages
• Convient le mieux à : toutes les tailles d’équipe

Troop Messenger est un logiciel de travail collaboratif en ligne offrant diverses fonctionnalités, notamment la messagerie privée, le chat de groupe, les appels vidéo et l’aperçu des fichiers.

La fonctionnalité Forkout vous permet d’envoyer un message à plusieurs utilisateurs et groupes simultanément, accélérant ainsi les processus de communication.

En outre, vous pouvez démarrer une conversation privée avec la fenêtre de chat Burnout. Chaque message s’efface dans un délai prédéterminé, ce qui en fait un excellent moyen d’échanger des données confidentielles.

Bien qu’il ne propose pas de plan gratuit, Troop Messenger ne coûte que 2,50 €/mois par utilisateur pour la version Premium.

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Les 11 meilleurs outils pour la gestion de projet

Cette section traite des outils de gestion de projet qui peuvent aider à stimuler le travail d’équipe de votre entreprise en rationalisant les notifications et les affectations de tâches.

Voici dix outils de gestion de projet à considérer.

1. Trello

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : tableaux visuels, automatisation sans codage
• Convient le mieux pour : la gestion de projets visuels

Trello est un logiciel de gestion des tâches basé sur le système de Tableau Kanban.

Cet outil permet aux utilisateurs de créer des tableaux visuels et des cartes pour gérer des projets. Les cartes représentent des tâches que les collaborateurs peuvent simplement glisser et déposer sur le tableau en fonction de leur progression afin d’améliorer la gestion des tâches.

Il offre également une fonction d’automatisation sans codage qui permet aux équipes d’envoyer des rappels d’échéance et de créer des boutons personnalisés, accélérant ainsi le processus commun de collaboration.

Avec la version gratuite de Trello, les chefs de projet peuvent créer jusqu’à 10 tableaux, un nombre illimité de cartes et 250 commandes d’espace de travail par mois.

Les plans premium commencent à partir de 5 €/mois par utilisateur, offrant des tableaux illimités et 1 000 commandes d’automatisation des tâches.

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2. Asana

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : automatisation des tâches, interface facile à utiliser
• Convient le mieux pour : la collaboration de projet

Asana est un outil de gestion de projets et de gestion des tâches doté d’une interface utilisateur intuitive.

Pour visualiser la progression de vos projets et de votre équipe, choisissez l’une des six options : tableau, liste, chronologie, progression, formulaires ou calendrier. Celles-ci vous aideront à trier les données et à identifier rapidement les problèmes potentiels dans le flux de travail.

Asana propose également la création automatisée de règles pour optimiser les processus et réduire les goulots d’étranglement. Ils ont aussi des modèles de projet pour la gestion des tâches comme l’accueil des employés et la planification d’événements.

Le plan gratuit offre un nombre illimité de projets pour un maximum de 15 coéquipiers. Si vous avez plus d’employés, envisagez ses plans premium, qui sont disponibles à partir de 10,99 €/mois par utilisateur.

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3. Wrike

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : intégrations pour le stockage dans le Cloud, aperçu du marketing
• Convient le mieux pour : l’analyse de données

Wrike est un outil de gestion de projets qui offre une vue du tableau Kanban et une gestion des activités en temps réel.

Le tableau vous permet de glisser et de déposer des tâches, ce qui facilite la supervision des projets. Pour stocker et partager des données avec les parties prenantes, Wrike propose des intégrations avec divers services de stockage dans le Cloud, tels que Google Drive, Dropbox, et OneDrive.

Grâce à la fonction d’analyse marketing, vous pouvez importer et analyser des données provenant de réseaux de médias sociaux populaires comme Facebook et Instagram.

Disponible sur les applications de bureau et mobiles, la version gratuite de Wrike est fournie avec 2 Go d’espace de stockage et permet un nombre illimité d’utilisateurs.

Le plan professionnel coûte 9,80 €/mois par utilisateur et offre des intégrations avec d’autres outils de productivité tels que Microsoft Project et Excel.

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4. Airtable

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : interface personnalisée, synchronisation des données
• Convient le mieux pour : la gestion de bases de données

Airtable est une plateforme en ligne permettant de créer, de stocker et d’organiser les enregistrements de vos employés, les inventaires et les bases de données de produits de votre entreprise.

Le concepteur d’interface est doté d’éléments de type glisser-déposer, permettant aux utilisateurs de personnaliser les tableaux de bord en fonction du flux de travail de leur équipe.

Les collaborateurs peuvent également synchroniser les données de plusieurs sources et présenter les informations via un calendrier, un tableau Kanban, une galerie ou une grille de feuille de calcul.

Le plan gratuit d’Airtable offre un nombre illimité de bases, avec 2 Go d’espace de stockage pour les fichiers et 1 200 enregistrements par base. Ses plans premium commencent à 10 €/mois par utilisateur et incluent plus de ressources.

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5. ProjectHuddle

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : mécanisme de feedback de type notes autocollantes pour la conception web.
• Convient le mieux pour : conception web

ProjectHuddle n’est pas une plateforme de gestion de projet complète comme Monday.com ou Asana, mais c’est un puissant outil de collaboration en ligne.

Si vous créez des sites Web pour des clients et que vous avez du mal à obtenir un feedback opportun sur les conceptions, ProjectHuddle va changer tout cela.

Il s’agit d’un plugin WordPress simple mais très puissant qui simplifie les commentaires des clients. Installez le plugin sur un site web WordPress et les clients et collaborateurs peuvent cliquer sur une zone de la page et laisser des notes ou des commentaires. Il révolutionne complètement la façon dont vous obtenez des commentaires sur les projets !

ProjectHuddle a deux plans qui coûtent 109 $ ou 139 $ par an. Tous deux incluent une garantie de remboursement de 30 jours.

6. Zapier

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : interface facile à utiliser, compatible avec d’autres applis
• Convient le mieux pour : créer des processus automatisés

Zapier vous permet d’automatiser des tâches répétitives entre deux ou plusieurs applis sans avoir à coder ou à engager un développeur.

Pour créer un flux de travail automatisé, il suffit de choisir une appli, de sélectionner un déclencheur et de déterminer l’action souhaitée.

Par exemple, vous pouvez demander à Zapier de télécharger automatiquement les pièces jointes lors de la réception de messages textes via Gmail et de stocker les fichiers dans Dropbox.

L’ensemble de ce processus est appelé Zap. Alors qu’un Zap à une seule étape comporte un déclencheur et une action, un Zap à plusieurs étapes permet à un déclencheur d’effectuer un nombre illimité de tâches.

Une inscription au plan gratuit comprend cinq Zaps à une étape avec une limite de 100 tâches par mois. Si vous avez besoin de Zaps multi-étapes et d’actions supplémentaires, optez pour un plan premium à partir de 19,99 €/mois.

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7. ClickUp

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : importation de données, rapports en temps réel
• Convient le mieux pour : la productivité et la gestion des progrès

ClickUp est un outil complet doté de centaines de fonctionnalités, notamment la gestion de projet, la gestion des tâches, le suivi du temps, la collaboration d’équipe et les rapports en temps réel.

Son interface intuitive vous aide à organiser les tâches et leur mise à jour en utilisant la fonction glisser-déposer afin de placer les éléments en fonction de leur priorité.

Une autre caractéristique clé est la possibilité d’importer des données à partir d’autres outils de gestion de projets, tels que Wrike, Trello, Asana, et Microsoft Excel.

Le plan gratuit de ClickUp limite plusieurs de ses outils intégrés à 100 utilisations. Pour accéder à toutes ses fonctions de gestion de projet et augmenter les limites d’utilisation, prenez la version payante à partir de 5 €/mois par utilisateur.

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8. Redbooth

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : Diagramme de Gantt avec fonctionnalité de glisser-déposer, tableaux visuels
• Convient le mieux pour : l’organisation et la gestion des tâches

Redbooth est une plateforme de collaboration en ligne qui aide les utilisateurs à partager des idées avec les membres de leur équipe et à organiser les tâches plus efficacement.

Le tableau Kanban vous permet d’assigner des tâches à des coéquipiers spécifiques, améliorant ainsi le flux de communication avec les collaborateurs de votre projet.

En outre, des fonctions telles que le diagramme de Gantt et les dépendances des tâches vous aident à visualiser les délais du projet, à définir les priorités de l’équipe et à réduire les goulots d’étranglement.

La version gratuite offre 2 Go d’espace de stockage et deux comptes d’utilisateur. Cependant, elle n’est pas livrée avec tous les outils que Redbooth a à offrir.

Pour accéder à des fonctionnalités supplémentaires pour des projets plus importants, achetez l’un des plans premium de Redbooth, à partir de 9 €/mois par utilisateur.

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9. Miro

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : travail collaboratif en temps réel, modèles de documents
• Convient le mieux pour : les brainstorming et la planification

Miro est une application de tableau blanc en ligne qui convient le mieux au brainstorming et à la planification stratégique. Grâce à sa bibliothèque de modèles, vous pouvez créer des cartes mentales, des graphiques, des flux d’utilisateurs et des « entonnoirs » pour la gestion des idées.

Une fois le document prêt, partagez-le avec votre équipe pour faire un brainstorming et créer des stratégies commerciales. Tout le monde peut écrire, dessiner et modifier des fichiers sur le même tableau blanc, ce qui améliore le processus de collaboration.

La version gratuite de Miro offre trois tableaux modifiables, un nombre illimité d’utilisateurs et des intégrations avec des applications comme Slack, Microsoft Teams et Dropbox. Pour plus de fonctionnalités, passez à un plan premium, à partir de 8 €/mois par utilisateur.

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10. Monday.com

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : solutions de collaboration personnalisables, filtres de recherche
• Convient le mieux pour : le suivi des projets

Monday.com est une plateforme de travail collaboratif personnalisable riche en fonctionnalités qui aide les utilisateurs à gérer des projets et des listes de tâches.

Grâce à la fonction Work OS, vous pouvez personnaliser les outils en fonction de cas d’utilisation spécifiques, tels que la conception, le développement de logiciels, le marketing, la gestion de la relation client (CRM), les opérations et les ressources humaines.

Ses tableaux conviviaux permettent un travail collaboratif efficace, où chaque membre de l’équipe peut créer des demandes, attribuer des tâches, partager des fichiers et suivre les progrès.

Pour les petites équipes, le plan de base coûte 24 €/mois pour trois utilisateurs et est livré avec un essai de 14 jours. Il comprend les principales fonctionnalités de Monday.com, telles que des tableaux illimités, plus de 200 modèles de documents et la compatibilité avec les appareils mobiles.

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11. Le CRM de Hubspot

Caractéristiques notables : facilité d’utilisation, outils gratuits

Convient le mieux pour : responsables commerciaux, représentants commerciaux, responsables marketing, équipes de service client, responsables opérationnels, gestionnaires d’entreprise

HubSpot CRM est un logiciel de gestion de la relation client (CRM) gratuit, destiné à simplifier le travail des équipes en contact direct ou indirect avec les clients en offrant des outils faciles à prendre en main.

Cette solution dépasse la simple gestion des contacts, en proposant des fonctionnalités adaptées à divers rôles au sein de l’entreprise :

• Pour les responsables commerciaux, le CRM permet de suivre la progression de l’équipe sans avoir à mettre à jour manuellement les rapports ou estimer les quotas​​.
• Les représentants commerciaux bénéficient d’une gestion simplifiée de leur clientèle​​.
• Les responsables marketing peuvent utiliser le CRM pour optimiser leurs campagnes et suivis​​.
• Les équipes de service client trouvent dans le CRM un outil pour améliorer la gestion de la relation client​​.
• Pour les responsables opérationnels, le CRM offre une vue d’ensemble efficace des opérations​​.
• Enfin, les gestionnaires d’entreprise peuvent s’appuyer sur le CRM pour une gestion globale de l’entreprise​​.

En résumé, HubSpot CRM est une solution polyvalente et gratuite qui facilite la gestion des relations clients et le suivi des opérations pour diverses équipes au sein d’une entreprise​

Les 6 meilleures applications pour la collaboration d’entreprise

Dans cette section, nous allons explorer six outils de travail collaboratif pour dynamiser le flux de travail de l’entreprise, partager des idées avec votre équipe et améliorer la communication avec les clients.

1. Loop

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : boîte de réception partagée, affectations d’e-mails
• Convient le mieux pour : le service client

Loop est un outil de collaboration d’entreprise qui résout les problèmes de chaîne d’e-mails qui peuvent survenir dans les grandes équipes.

La boîte de réception partagée permet à tous les membres de l’équipe de voir les e-mails entrants et d’y répondre en conséquence. Cette fonctionnalité est cruciale pour éviter les messages sans réponse, notamment de la part de vos clients.

Les utilisateurs peuvent organiser la boîte de réception en attribuant les conversations à des personnes spécifiques, en suivant les messages non résolus et en créant une interface personnalisée. Cette application offre également l’automatisation du flux de travail et des modèles de réponse pour stimuler la productivité.

Les plans d’abonnement commencent à partir de 10 €/mois par utilisateur et comprennent un essai gratuit de 14 jours.

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2. Dropbox

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : prévisualisation des fichiers, partage de liens
• Convient le mieux pour : partager des fichiers avec des employés et des clients

Dropbox est un service d’hébergement de fichiers bien connu qui permet aux utilisateurs d’envoyer des fichiers à leurs collègues et clients à l’aide de liens générés.

Il permet également aux destinataires d’accéder aux documents sans compte, ce qui simplifie le processus de partage de fichiers. Il offre également des aperçus pour plus de 175 types de fichiers, de sorte que les utilisateurs puissent visualiser et commenter un document sans le télécharger.

L’abonnement gratuit Dropbox Basic est fourni avec 2 Go d’espace de stockage. Si vous avez besoin de plus de ressources, les plans premium de Dropbox commencent à partir de 9,99 €/mois.

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3. Google Workspace

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : outils de communication et de calendrier intégrés
• Convient le mieux pour : améliorer la productivité des équipes

Google Workspace est une plateforme de productivité et de collaboration tout-en-un.

Que vous souhaitiez envoyer des messages via Gmail, réaliser l’édition d’un fichier Google Docs, planifier une réunion via Google Agenda ou organiser une vidéoconférence sur Google Meet, Google Workspace a tout prévu.

À partir de 6 €/mois par utilisateur, le plan de base fournit 30 Go d’espace de stockage sur Google Drive et une limite de 100 participants pour les visioconférences.

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4. Mockplus

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : modèles préconçus, intégration avec des logiciels de conception
• Convient le mieux pour : créer des systèmes de conception

Mockplus vous permet de créer des prototypes de conception interactifs et de recueillir les commentaires des membres de l’équipe et des clients de manière transparente.

L’outil RP de Mockplus propose des composants et des icônes préconçus pour accélérer le processus de conception. Les utilisateurs peuvent également télécharger des fichiers à partir de diverses plateformes de conception, telles que Sketch, Photoshop et Figma.

Le logiciel permet également un travail collaboratif créatif entre les concepteurs, les chefs de produit et les développeurs frontaux. Avec Mockplus Cloud, chaque membre de l’équipe peut partager des projets et laisser des commentaires pour améliorer les actifs visuels.

Le plan Mockplus RP coûte 10,95 €/mois par utilisateur, tandis que le plan Mockplus Cloud est disponible pour 4,95 €/mois par utilisateur. Les deux options offrent des versions gratuites avec des fonctionnalités limitées.

5. Smartsheet

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : modèles de feuilles de calcul, grande flexibilité
• Convient le mieux pour : le suivi de projet

Smartsheet est un outil de gestion de projets qui aide les utilisateurs à planifier, automatiser et rendre compte des tâches de leur entreprise.

Il offre des centaines de modèles personnalisables basés sur différents secteurs et besoins commerciaux, ce qui simplifie la création de documents. Partagez les fichiers avec les autres membres de l’équipe pour discuter des projets en cours, identifier les problèmes et surveiller l’avancement et la gestion des tâches ainsi que leurs mises à jour.

La fonction de rapport de Smartsheet permet d’intégrer plusieurs feuilles en une seule. Le document se rafraîchit automatiquement lorsque les utilisateurs apportent des modifications, garantissant ainsi que les informations soient mises à jour pour tous les membres de l’équipe.

Vous pouvez tester Smartsheet avec son essai gratuit de 30 jours. Une fois celui-ci expiré, choisissez l’un de ses plans payants, à partir de 7 €/mois par utilisateur.

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6. Pastel

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : outil d’importation de sites Web facile à utiliser, nombre illimité de réviseurs
• Convient le mieux pour : la collaboration entre équipes de Web design

Pastel est un outil collaboratif en ligne qui rationalise la communication entre les concepteurs de sites Web et les clients.

Les utilisateurs peuvent ajouter des projets de sites Web à un espace de travail appelé Canvas et inviter facilement des coéquipiers ou des clients par e-mail. Une fois que les clients et les collaborateurs sont sur la même toile, ils peuvent alors discuter des idées et laisser des commentaires pour améliorer le site web. Cette solution permet d’accélérer le processus d’approbation.

Le plan gratuit de Pastel offre un nombre illimité de Canvas gratuits et de réviseurs. Cependant, il ne laisse que trois jours pour laisser des commentaires.

Les plans premium sont disponibles à partir de 24 €/mois, offrant trois toiles premium et des fichiers joints dans les commentaires.

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Les 4 meilleurs outils pour la collaboration documentaire en ligne

Pour les quatre dernières entrées, nous allons nous concentrer sur les outils collaboratifs en ligne qui permettent aux membres d’une équipe de créer des documents, d’y accéder et de les modifier en temps réel.

1. Microsoft Office 365

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : création de documents, service de partage de fichiers
• Convient le mieux aux : moyennes et grandes entreprises

En tant que pionnier du secteur, Microsoft Office 365 reste l’un des outils collaboratifs en ligne les plus fiables pour les entreprises et les associations.

La fonction Analyser les données dans Excel permet aux utilisateurs de transformer des informations complexes en ensembles de données gérables, afin de les aider à prendre des décisions commerciales éclairées. En outre, la fonction Recherche de Word permet aux utilisateurs d’explorer et de citer des sources fiables lors de la rédaction.

Outre la création de documents, Microsoft Office propose également des outils de partage de fichiers comme Microsoft Teams et OneDrive. Ces applications assurent un travail collaboratif efficace entre les membres de l’équipe.

Microsoft Office 365 coûte 6,99 €/mois pour le plan personnel et 9,99 €/mois pour le plan familial. Des solutions professionnelles sont disponibles à partir de 6 €/mois par utilisateur. Toutes les versions sont compatibles avec les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles.

Bien qu’aucun plan gratuit ne soit disponible, il est possible de réaliser un essai d’un mois.

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2. Google Docs

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : partage de liens, outils d’édition robustes
• Convient le mieux aux : petites et moyennes entreprises

Google Docs est l’un des outils collaboratifs les plus réputés pour créer, modifier et partager des fichiers. La fonction d’autorisation de partage garantit la sécurité des fichiers, car seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au document.

Sur le plan fonctionnel, la barre de navigation supérieure fournit tous les outils essentiels de formatage et d’édition. Un plan du document est également présent sur le panneau de gauche, ce qui facilite la navigation, même lorsqu’il s’agit de projets volumineux.

De plus, les utilisateurs peuvent mettre en évidence un texte spécifique pour laisser des commentaires, ajouter des réactions avec des emojis ou suggérer des modifications.

Outre Google Docs, le plan gratuit donne accès à toutes les applications de Google Workspace comme Sheets, Slides et Forms. Il inclut également 15 Go de stockage dans le Cloud Google Drive.

Pour débloquer davantage de fonctionnalités et bénéficier d’une assistance client 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, passez au plan Business Standard pour 12 €/mois par utilisateur.

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3. Zoho WorkDrive

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : sécurité des documents, transfert de fichiers
• Convient le mieux aux : entreprises de taille moyenne

Zoho WorkDrive est une solution de gestion de documents qui permet aux utilisateurs de partager des fichiers avec les membres de leur équipe et leurs partenaires commerciaux.

La suite Office intégrée permet aux collaborateurs de travailler sur les mêmes documents, feuilles de calcul et présentations. Ils peuvent regrouper ces fichiers dans des dossiers basés sur des projets spécifiques, des types de fichiers ou des départements pour y accéder facilement.

En ce qui concerne la sécurité, les utilisateurs peuvent protéger les fichiers importants en définissant des autorisations de partage et des mots de passe pour les documents. Il existe également une authentification à deux facteurs pour une protection supplémentaire.

Si un membre de l’équipe quitte votre organisation, vous pourrez facilement révoquer son accès et transférer les fichiers à un autre freelance.

Zoho propose un essai gratuit de 15 jours qui comprend toutes les fonctionnalités clés du plan Business. Après son expiration, vous pourrez acheter un plan premium à partir de 2,50 €/mois par utilisateur.

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4. Dropbox Paper

Statistiques rapides :

• Caractéristiques notables : modèles de documents, notes de réunion
• Convient le mieux aux : petites entreprises

Dropbox Paper est l’un des outils collaboratifs gratuits les plus appréciés pour le partage et la coédition de documents.

Grâce aux modèles de Paper, les utilisateurs peuvent lancer de nouveaux projets en quelques minutes seulement. De nombreux types de documents sont disponibles, allant des briefs créatifs et des plans de projet aux plannings hebdomadaires et aux listes de contrôle d’équipe.

Son interface intuitive permet aux collaborateurs d’attribuer des listes de tâches, de fixer des échéances et de taguer des collègues dans le document.

En outre, la fonction de notes de réunion aidera votre équipe à rester alignée sur les projets et les processus. Elle stocke toutes les informations relatives aux réunions, telles que les sujets, les dates, les participants, les ordres du jour et les conclusions.

Dropbox Paper est entièrement gratuit, ce qui en fait une excellente option pour les petites entreprises au budget limité. Pour commencer à utiliser l’outil, il vous suffit de créer un compte Dropbox ou Google.

Comment choisir les bons outils en ligne pour la collaboration

Que vous dirigiez une petite start-up ou une plus grande entreprise, tenez compte des facteurs suivants lorsque vous réalisez la sélection des outils collaboratifs adaptés aux besoins de votre société.

La facilité d’utilisation

Une interface conviviale et une navigation intuitive aideront votre équipe à utiliser les nouveaux outils plus rapidement. Cela leur permettra d’économiser du temps et des efforts afin qu’ils puissent continuer à se concentrer sur la gestion des tâches plus cruciales, telles que la gestion de projets et la collecte de commentaires des clients. Il est important que les outils de collaboration en ligne que vous choisissez accélèrent la productivité plutôt que de créer des blocages inutiles.

La variété de fonctionnalités

Assurez-vous de sélectionner des logiciels qui couvrent plusieurs cas d’utilisation. Il est plus facile de gérer un seul outil de travail collaboratif offrant cinq fonctions que d’acheter cinq applications différentes pour des tâches distinctes.

Par exemple, Google Workspace est une plateforme tout-en-un qui permet le stockage de fichiers, les appels vidéo, la messagerie électronique et le travail collaboratif sur des documents. C’est pourquoi il s’agit d’une solution populaire pour les entreprises de toutes tailles.

La securité

Le partage de fichiers en ligne augmente le risque de violation de données et de vol d’identité. Il est donc essentiel de choisir des outils dotés de fonctions de protection des données telles que les autorisations de partage, les mots de passe pour accéder aux documents et le cryptage de bout en bout.

L’intégration et la compatibilité

Bien que nous recommandions d’utiliser des outils dotés de multiples fonctionnalités, il peut également être intéressant d’acheter des applications spécialisées. Par exemple, Zoom pour la visioconférence et Mockplus pour la création de prototypes.

Lorsque vous choisissez de telles applications, recherchez celles qui offrent des intégrations fluides avec d’autres outils et logiciels. La compatibilité est un autre facteur crucial pour mesurer la convivialité des applications. Choisissez des logiciels qui prennent en charge divers formats de fichiers et qui restent réactifs sur différents appareils.

Les avantages de l’utilisation d’outils collaboratifs

L’idée d’investir dans des outils de collaboration peut sembler inutile pour les utilisateurs novices. Si c’est le cas pour vous, passons en revue les principaux avantages qu’un outil collaboratif en ligne peut apporter à votre organisation :

• Gagnez du temps. De nombreux outils proposent des modèles de documents et des fonctions d’automatisation pour accélérer le flux de travail de votre entreprise.
• Augmentez votre productivité. En automatisant certaines tâches, vous aurez plus de temps pour terminer d’autres projets, ce qui se traduira par un rendement plus élevé.
• Améliorez la communication entre équipes. Les plateformes de messagerie et de vidéoconférence permettent aux équipes de discuter des projets, de lancer des idées et d’aborder les problèmes en temps réel.
• Renforcez la transparence. Grâce aux applications de gestion de projets, vous pouvez partager les tâches en cours, les flux de travail et les calendriers avec toute l’équipe.
• Garantissez vos délais de livraison. Les outils de collaboration en ligne vous permettent de planifier les projets, d’assigner les membres de l’équipe et de suivre les progrès accomplis pour éviter de dépasser les délais. C’est un atout essentiel pour garantir une livraison dans les délais et garder les clients satisfaits.

Conclusion

Le télétravail accroît le besoin d’outils collaboratifs en ligne. Ces applications aident les équipes à distance à améliorer les flux de travail et la communication, ce qui se traduit par une productivité accrue.

Nous avons couvert les 26 meilleurs outils collaboratifs pour différents besoins professionnels. Pour résumer, voici nos meilleurs choix pour chaque catégorie :

• Slack et Zoom sont d’excellents choix si vous avez besoin d’un logiciel de collaboration d’équipe avec des outils de messagerie instantanée et de vidéoconférence.
• Trello et Asana sont parfaits pour la gestion de projets et ils permettent la planification et la gestion des tâches ainsi que le suivi de la progression.
• Loop est le meilleur outil collaboratif pour la gestion des e-mails, tandis que Mockplus fonctionne mieux pour créer des systèmes de conception.
• Microsoft Office 365 reste la meilleure option pour la création et le partage de documents. En termes d’outils de travail collaboratif gratuits, Dropbox Paper est un excellent choix.

Assurez-vous de choisir un outil collaboratif qui offre une interface facile à utiliser, de multiples fonctionnalités, une protection des données et des intégrations tierces.

Si vous avez d’autres questions ou suggestions, n’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous.

FAQ sur les outils collaboratifs en ligne

Voici quelques-unes des questions les plus fréquemment posées sur les outils pour le travail collaboratif en ligne.

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